(생산성 향상) Gmail 정리 방법 - Zero-Inbox Workflow (for Gmail)

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이 포스팅의 목적은 Zero-Inbox 워크플로우를 통해 업무 효율성을 향상시키고 중요한 업무 이메일을 놓치지 않는 방법을 제시하는 것입니다.

이런 분들에게 효과적입니다.

이메일 업무가 잦은 분들 (이메일 소통)
이메일 보관함(Inbox)가 정리되지 않아 문제를 겪고 있는 분들 (읽지 않은 이메일이나 중요한 이메일이 혼잡하게 섞여 있는 경우)
이메일 관리에 시간을 많이 소비하는 분들 (정리하는 데 시간이 오래 걸림)
Gmail을 주로 사용하면서 더 효율적인 이메일 관리 방법을 찾고 있는 분들

Gmail 최종 결과물

⚙️기본(General) 설정 (빨간색 키워드 - Ctrl + F)

1) 자동 진행 → ☑️ 다음 대화로 이동

: 내용을 보시면 알겠지만, [대화를 보관, 삭제, 건너뛰기한 후] → 수행할 작업으로 다음 이메일로 자동 넘어가게 설정하는 기능입니다.

2) 단축키 → ☑️ 키보드 단축키 사용

: 키보드 단축키로 Label 설정 및 Archive 설정을 진행할 예정임.

🏷️ 라벨(Label) 설정

1) 시스템 라벨 :

다시 알림 항목 - 표시
보내편지함 - 표시
임시보관함 - 표시
전체보관함 - 표시

2) 카테고리 → 모두 숨기기

3) 라벨 → 새 라벨 만들기 (아래 표 참고)

라벨 이름	표시 유무
01.Follow Up	표시
02.Waiting	표시
03.Read Through	표시
No-Reply	표시

📬 받은편지함(Inbox) 설정

받은편지함 유형 → 받은편지함 여러 개 사용하기
여러 받은편지함 사용 시 표시할 섹션

섹션	검색어	섹션 이름 (선택사항)
Secion1	label:Follow Up	Action Items
Secion2	label:Waiting	Awaiting Reply
Secion3	label:Read Through	Read Through Later

페이지당 표시 개수 → 대화 10개 표시
여러 받은편지함을 표시할 위치 → 받은편지함의 오른쪽
읽은 창 → 읽기 창 위치 - 받은편지함 오른쪽
중요도 표시 → 마커 표시 안함

🔊고급(Advanced) 설정

자동 진행 → 사용

💬 채팅 및 Meet (Chat and Meet) (Optional)

🔄 워크플로워(Workflow)

받은편지함(Inbox) 를 연다. 😩
가장 아래에 이메일을 연다.

이메일 내용을 확인 후 2분이내에 처리 할 수 있는 거라면 즉시 처리 한다. (2분이 넘게 걸린 것 같다면 바로 다음 Label - Action)

Action Items : 후속 처리(Follow up)가 필요한 경우
Waiting Reply : 누군가의 처리가 필요한 경우 (예_ 데이터팀에 2024년 1분기 데이터를 요청한 상태이고, 그 데이터를 받아야 추가로 진행 할 수 있는 경우)
Read Through Later : (두고 두고 읽어 볼) 유용한 정보
Others : 그 외에는 전체보관함 (Archives)에 보관 - Archives는 삭제가 아니라 보관.

if something takes 2 minutes or less to do, do it right away. - David Allen, Getting Things Done

Label - Category

단축키 V (라벨 + 보관함 이동) 를 놀려서 상황에 맞는 카테고리 정하기
(위에 설정을 잘 따라 왔다면) 라벨(Label) 설정 이후 → 자동으로 다음 (위에) 이메일로 이동. (Zero-Inbox가 될때 까지 반복한다.)

🔪Gamil 단축키

단축키	설명
L	라벨 지정 (예시: "L" 누르고 "Follow Up")
E	아카이브
V	(L(라벨) + E(아카이브)) 폴더로 이동
M	음소거 + 아카이브 (CC 이메일 받은 경우, 추가 알림을 원하지 않을 때 사용)
B	이메일 스누즈
G+I	인박스로 이동
Shift 3	이메일 삭제

참고

8 Productivity Tips for Work (that pay off forever)!